Versión 02 · Fecha de expedición: 26 de enero de 2026 · Vigente desde: 27 de enero de 2026

1. Presentación y objetivo

SOLINOFF CORPORATION S.A.S. (en adelante, SOLINOFF), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables, adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales. Su objetivo es informar cómo se recolectan, usan, almacenan, circulan, transmiten, transfieren y protegen los datos personales, así como las finalidades del tratamiento y los derechos de sus titulares.

SOLINOFF no comercializa ni vende a terceros los datos personales que recolecta. El tratamiento se limita a las finalidades informadas y autorizadas, y a las obligaciones legales y contractuales aplicables.

2. Alcance

Esta Política aplica a los datos personales tratados por SOLINOFF en sus bases de datos y archivos, en medios físicos o digitales. Comprende la información de clientes actuales y potenciales, sus colaboradores, proveedores, contratistas, aspirantes, aprendices, beneficiarios y demás personas con quienes SOLINOFF se relaciona. También aplica a terceros que traten datos por cuenta de SOLINOFF, conforme a las instrucciones y obligaciones correspondientes.

3. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es SOLINOFF CORPORATION S.A.S., NIT 800134773-2.

• Domicilio: KM 3 vía Funza–Siberia, MZ A, BG 6, Parque Industrial Galicia.
• Teléfono: 313 745 1925.
• Correo para consultas y reclamos de datos personales: oficial.datos@solinoff.com.

4. Principios del tratamiento

SOLINOFF trata los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Los datos se solicitan para propósitos legítimos informados al titular; se procura que sean exactos y actualizados; y se protegen frente a pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Definiciones principales

• Dato personal: información vinculada o que puede asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas y afiliación sindical.
• Titular: persona natural a quien se refieren los datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.

6. Datos tratados y finalidades

Según la relación con el titular y el servicio solicitado, SOLINOFF puede tratar datos de identificación y contacto, información profesional o empresarial, información suministrada en solicitudes y comunicaciones, datos contractuales y comerciales, y la información necesaria para cumplir obligaciones legales y gestionar sus relaciones.

• Clientes y prospectos: conocer y atender solicitudes, gestionar relaciones comerciales, evaluar necesidades, ofrecer bienes y servicios, preparar y ejecutar contratos, facturar, prestar soporte, tramitar garantías y reclamos, actualizar información y realizar actividades de fidelización y comunicación.
• Proveedores y contratistas: evaluar y seleccionar proveedores, verificar requisitos y referencias, formalizar y ejecutar contratos, gestionar compras, pagos, facturación, calidad del servicio y obligaciones legales.
• Aspirantes y colaboradores: adelantar procesos de selección y vinculación, administrar la relación laboral o de aprendizaje, cumplir obligaciones laborales y de seguridad social, gestionar formación, bienestar, desempeño, permisos y demás actividades propias de esa relación.
• Todos los grupos de interés: atender requerimientos de autoridades; gestionar comunicaciones, eventos y visitas; mantener registros y soportes; cumplir contratos y obligaciones legales; prevenir fraude; y ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales.

Los datos se tratarán para las finalidades informadas en esta Política, en los avisos de privacidad y en la autorización correspondiente. No se usarán para finalidades incompatibles sin informar al titular y obtener la autorización requerida.

7. Autorización y datos sensibles

Cuando la ley lo exige, SOLINOFF solicitará autorización previa, expresa e informada. Esta podrá obtenerse por escrito, por medios electrónicos, verbalmente o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada. La autorización y su prueba se conservarán conforme a la normativa aplicable.

El tratamiento de datos sensibles es facultativo para el titular. Cuando se requiera, SOLINOFF informará cuáles datos son sensibles, la finalidad y que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento. Se solicitará autorización explícita, salvo excepción legal. Los datos de niños, niñas y adolescentes recibirán protección reforzada y solo serán tratados respetando su interés superior y los derechos fundamentales, con la autorización de su representante cuando corresponda.

8. Derechos de los titulares

El titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos para ejercer sus derechos.
• Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de los datos cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales tratados por SOLINOFF.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SOLINOFF, cuando corresponda.

Podrán ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado debidamente acreditado, y las personas autorizadas por la ley. Los derechos de niños, niñas y adolescentes se ejercerán por quienes estén facultados para representarlos.

9. Cómo presentar consultas y reclamos

Las consultas o reclamos relacionados con datos personales deben dirigirse al Oficial de Protección de Datos Personales al correo oficial.datos@solinoff.com. La solicitud debe identificar al titular, describir claramente lo solicitado y permitir acreditar la identidad y, cuando aplique, la representación. Para facilitar la atención, se recomienda indicar los datos de contacto para recibir respuesta y adjuntar los documentos que sustenten la solicitud.

Las consultas se responderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día en que se reciban. Si no es posible responder en ese término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

10. Encargados y transmisión de datos

SOLINOFF podrá transmitir o transferir datos a encargados, contratistas, proveedores, aliados estratégicos o autoridades competentes cuando sea necesario para las finalidades informadas, la ejecución de relaciones contractuales o el cumplimiento de obligaciones legales. A los encargados se les exige tratar los datos conforme a las instrucciones de SOLINOFF, mantener la confidencialidad y aplicar medidas de seguridad adecuadas. SOLINOFF no cede ni comercializa datos personales para fines ajenos a los autorizados, salvo los casos permitidos o exigidos por la ley.

11. Seguridad y confidencialidad

SOLINOFF implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales y prevenir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las personas que intervienen en el tratamiento deben guardar reserva sobre la información a la que acceden, incluso después de terminar su relación o función.

12. Cookies y datos del sitio web

El sitio puede utilizar cookies técnicas necesarias para la navegación y visualización, cookies de rendimiento que ayudan a conocer el uso de las páginas y posibles errores, y cookies funcionales que recuerdan preferencias, como idioma o configuración. El titular puede aceptar, bloquear o eliminar cookies desde la configuración de su navegador; algunas funciones del sitio podrían verse afectadas al deshabilitarlas.

En el formulario de contacto del sitio se pueden solicitar nombre, empresa, correo electrónico, teléfono y la información que la persona incluya en su consulta. Estos datos se usan para atender y gestionar la solicitud y las actividades comerciales relacionadas, de acuerdo con esta Política y la autorización correspondiente.

13. Enlaces a otros sitios

El sitio web puede contener enlaces a páginas de terceros. SOLINOFF no controla sus contenidos ni sus prácticas de privacidad. Al salir del sitio, se recomienda consultar la política de privacidad del sitio externo. Esta Política aplica a los datos personales tratados por SOLINOFF.

14. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cuando la finalidad termine, se suprimirán o anonimizarán, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

15. Vigencia y cambios

La versión 02 de esta Política rige desde el 27 de enero de 2026. SOLINOFF podrá actualizarla de acuerdo con las instrucciones de su Dirección Ejecutiva y los cambios normativos aplicables. La versión vigente estará disponible en este sitio. Cuando un cambio afecte las finalidades del tratamiento, se informará al titular y se solicitará una nueva autorización cuando sea exigible.

Para consultas, reclamos o solicitudes sobre esta Política: oficial.datos@solinoff.com.